Кто такой помощник руководителя

Чтобы ответить на вопрос, кто такой помощник руководителя, необходимо сформулировать основные функции, которые выполняет ассистент, обозначить личностные и профессиональные качества, необходимые сотруднику на этой должности. Сделать это сложно, так как требования к соискателям зависят от специфики деятельности компании, а также личных предпочтений директора. Но ясно одно — помощник руководителя должен быть ответственным лицом, так как ему предоставляется практически неограниченный доступ к конфиденциальной информации.

Обязанности и функции помощника руководителя

«Помощник руководителя» — должность, которая привлекает внимание многих по той простой причине, что ассистент становится максимально близким лицом к руководящему звену организации. В небольших фирмах такой штатной должности нет, а вот в крупных бизнес-компаниях руководители нанимают личных ассистентов.

Помощник руководителя — это не просто секретарь или лицо, занимающееся делопроизводством. Его обязанности намного шире.

• ведет документооборот, частично выполняя обязанности архивариуса или секретаря;
• координирует встречи начальника с партнерами, помогает гостям до встречи с руководителем;
• обеспечивает деятельность офиса, поддерживая материально-техническое оснащение;
• обрабатывает корреспонденцию, принимает телефонные звонки и при необходимости перенаправляет их;
• выполняет частные поручения руководителя;
• наделяется правом принимать решения в отведенной ему руководителем зоне ответственности;
• заботится о комфорте директора в офисе, во время поездок, встреч с деловыми партнерами и даже в отпуске;
• следит за психологическим комфортом работы: подстраивает график встреч, напоминает о важных событиях и мероприятиях, предоставляет важную для принятия решения информацию.

Ассистент руководителя — это ответственная должность, которая требует от сотрудника полной отдачи. Личный помощник — правая рука любого управленца, который готов решить любые рутинные вопросы, не требующие одобрения начальства.

Профессиональные навыки

Так как на персонального помощника возлагается серьезная ответственность, на эту должность чаще всего берут умудренных опытом лиц, которые имеют не только практический опыт работы ассистентом, но и ряд профессиональных навыков. Отбор кандидатов в большинстве случаев проводит сам руководитель, который оценивает соответствие соискателя требованиям:

• кандидат должен иметь среднее специальное или высшее образование, но могут принять на работу и без диплома. Предпочтение отдается лицам, которые разбираются в администрировании или специфике работы компании;
• ассистент должен иметь безукоризненную грамотность, аналитический ум, коммуникабельность;
• личный помощник руководителя — это во многом лицо директора, поэтому на должность принимают лиц, которые имеют поставленную речь;
• для исполнения обязанностей персональный ассистент должен разбираться в законодательстве, которое регламентирует сферу деятельности предприятия;
• дополнительных преимуществ кандидату дают навыки делопроизводства и документооборота;
• очень важно, чтобы помощник руководителя знал иностранный язык, что особенно важно при зарубежных командировках.

Выполнять функции и обязанности личного помощника могут те лица, которые ориентируются и могут применять на практике этику деловой переписки и ведения переговоров. Только полное погружение в бизнес-процессы позволит выполнять весь перечень должностных обязанностей и получать за это достойную заработную плату.

Личные качества специалиста

Работа персональным помощником руководителя очень специфична и сложна. Поэтому справиться со всеми обязанностями должности может только тот человек, который по своему темпераменту и модели поведения схож с руководителем. Ассистент директора должен быть гибким, чтобы подстроиться под настроение начальника, его график работы, личные интересы и предпочтения. Только полное и безоговорочное подчинение, а не диссонанс с шефом, помогут стать настоящим профессионалом в этой области.

Чтобы быть помощником ТОП-менеджера, необходимо иметь следующие качества:

1. Стрессоустойчивость и умение не принимать любые высказывания руководителя на свой счет.
2. Многозадачность. Это качество необходимо любому ассистенту, так как без него контролировать множество дел просто невозможно.
3. Образованность и начитанность: любой руководитель хочет видеть в своем окружении представительских людей.
4. Позитивное отношение к жизни — так как четко разграничить обязанности помощника руководителя невозможно, он должен позитивно относиться к своей работе, даже если она кажется несущественной. Ненормированный график, перепады настроения начальства, критика и зависеть со стороны подчиненных — без позитивного настроя избежать эмоционального выгорания будет сложно.
5. Гибкость. Интересы ТОП-менеджера могут меняться быстро, поэтому персональный ассистент должен быть обучаемым. Постоянное изучение бизнес-процессов, области, в которой существует предприятие, законодательных актов — именно таких кандидатов любят руководители.

Это минимальный и усредненный перечень профессиональных и личностных качеств помощников руководителей, которые необходимы кандидатам для трудоустройства на эту перспективную должность.

Необходимое образование

Квалификационные требования, предъявляемые к ассистентам руководителя, прописаны в профессиональном стандарте, который утвержден приказом Министерства труда РФ №333н. В частности, нормативно-правовой акт содержит пункт об образовании. Чтобы работать на этой должности и выполнять обязанности помощника директора достаточно иметь среднее специальное образование, а также удостоверение о прохождении программы профессиональной подготовки служащих. Но это не говорит о том, что могут отказать в работе лишь по причине отсутствия диплома.

Выше шансы на трудоустройство будет при наличии диплома о завершении высшего учебного заведения, в том числе магистратуры по следующим направлениям:

1. «Кадровый менеджмент»;
2. «Управление проектами»;
3. «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
4. «Проектный менеджмент».
5. Зарплата помощника руководителя

Важность помощников знают все предприниматели. Поэтому труд ассистентов достаточно высоко оценивается бизнесменами. Уровень заработной платы зависит от навыков, знаний, опыта сотрудника, а также от объема его должностных обязанностей.

• Базовое делопроизводство, которое включает в себя обязанности секретаря и офис-менеджера, оценивается на рынке в 1500-2000 долларов.
• Дополнительно оплачивается административное сопровождение бизнес-процессов и выполнение личных поручений ТОП-менеджера —2000-3000 долларов
• Если ассистент курирует работу с бизнес-партнерами, ведет и контролирует ход выполнения проектов, то такая работа оплачивается в пределах 3000-5000 долларов.
• Если помощник имеет, например, хорошую физическую подготовку, разрешение на ношение оружия, сопровождает руководителя в командировках, выполняя обязанности личного телохранителя, то подобный труд оценивается в $6000.
• Эти данные усреднены. Начальник может установить своему ассистенту такую зарплату, которую посчитает адекватной, учитывая спектр должностных обязанностей.

Востребованность специалиста

На рынке такие сотрудники пользуются повышенным спросом. Помощники способны избавить начальство от рутинной работы, высвободив свободное время для решения более значимых вопросов.

Если сотрудник действительно профессионал своего дела, то начальник будет держаться за него до конца. В случае повышения он обязательно возьмет столь ценный кадр с собой. И даже если не в новой должности, то с повышенной заработной платой и привилегиями.

Преимущества и недостатки профессии

Должность интересна и увлекательна, сложна и ответственна. Поэтому перед тем как выбрать эту карьеру при трудоустройстве, следует проанализировать преимущества и недостатки направления. Только на основании проведенного анализа можно сделать вывод — стоит ли работать ассистентом предпринимателя.

Достоинства профессии — это:

• Высокий уровень зарплаты. Руководитель, который видит реальную помощь от ассистента, обязательно по заслугам оценит работу в денежном эквиваленте. Для поддержания мотивации зачастую директора дают своим работникам премии и доплаты, которые делают даже самую трудную работу приятной.
• Разнообразный профессиональный опыт. Так как на этих сотрудников возлагаются различные обязанности, это позволяет получить практический опыт во многих сферах деятельности. Такие кадры очень ценят работодатели, поэтому при смене профессии соискатель быстро сможет найти хорошую работу.
• Возможность удаленной работы. Многие обязанности ассистенты могут выполнять из дома, благодаря чему занять вакансию могут даже ограниченные в передвижениях люди.
• Требования в отношении образования и квалификации минимальны. Если человек отличается аналитическим умом, ответственность, креативностью, скрупулезностью, грамотностью, то устроить в штат могут даже лицо без образования.

Несмотря на все перечисленные преимущества профессии, такая работа имеет и видимые недостатки. Основными из них являются:

• Отсутствие нормированного графика. Срочное дело у начальства может возникнуть глубоко ночью, поэтому к выезду на работу и даже заграничным командировкам необходимо быть готовым 24 часа в сутки.
• Если организация маленькая и бизнес только начинает свое развитие, то претендовать на высокую зарплату не получится. Поэтому если устраиваться на подобную должность, то желательно в крупные фирмы, которые готовы предоставить всем своим сотрудникам хорошее денежное обеспечение.
• Повышенный стресс на работе. Ассистент — лицо, который должен лояльно относиться к любым «капризам» своего шефа, коммуницировать с персоналом компании, которые могут выказывать свое недовольство. Чтобы предотвратить возможные конфликты необходимо быстро реагировать на сложившиеся ситуации и трезво оценивать возможности. Это приводит к сильному психологическому и эмоциональному напряжению, справиться с которым могут только стрессоустойчивые личности.
• Для работы на должности личного помощника необходимы глубокие знания английского языка. Только базовых познаний будет недостаточно, поэтому всем представителям этой профессии необходимо постоянно повышать свою квалификацию в области владения иностранными языками.
• Трудности карьерного роста. Вырасти по карьерной лестнице в организации с должности помощника практически невозможно. Любой директор, который видит профессионализм сотрудника, будет всячески мотивировать его на дальнейшую работу, предлагая высокую зарплату, компенсации, доплаты и премии. Но это будет тормозить личностный потенциал человека.

Помощник руководителя — важное звено в любой коммерческой и государственной организации. Работа на должности требует повышенной ответственности, но труд обязательно окупается не только заработной платой, но и уважением со стороны шефа.